Rekisteri - ja tietosuojaseloste

Rekisteri - ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, mihin niitä käytetään ja kenelle tietoja luovutetaan. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

1.Rekisterin nimi:

Erityislasten Omaiset ELO ry:n toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

2. Rekisterinpitäjä:

Erityislasten Omaiset ELO ry

Yhteystiedot: Pohjolankatu 10, 96100 Rovaniemi, 040 197 5050

3.  Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Vastaava verkostotyöntekijä Eveliina Johansson-Kivioja

Yhteystiedot: Pohjolankatu 10, 96100 Rovaniemi, 040 197 5050, eveliina(at)erityislastenomaiset.fi

4. Rekisterin tietosisältö eli mitä tietoja ELOn toimintaan osallistuvilta kerätään

  • Ryhmiin osallistuvilta kerätään ilmoittautumisen yhteydessä seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja pääasiallinen toimintamuoto. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Vapaaehtoistoimintaan osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ikä. Tietojen antaminen on pakollista.
  • Jäseneksi liittymisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tietojen antaminen on pakollista. Yhdistyksen jäsenrekisteriohjelmaan kirjataan liittymispäivä, jäsenlaji sekä jäsenmaksutiedot. Jäsennumero muodostuu jäsenrekisteriohjelman kautta, asiakastunnus laskutusjärjestelmän kautta.
  • Palautteiden ja kyselyiden keräämisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: sukupuoli ja ikä.
    Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kysytään sähköpostiosoite.

5. Rekisterin käyttötarkoitus

  • Ryhmiin, koulutuksiin ja vapaaehtoistoimintaan osallistuvien henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, palautteen kerääminen ja laskutus.
  • Jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten.
  • Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tiedottamiseen.

Rekisterin tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.

6. Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan ELOn toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

 7. Tietojen luovuttaminen

Rekisteriin tallennettua tietoa ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietoihin on pääsy yhdistyksen työntekijöillä, hallituksen jäsenillä tai rekisterin vastaavan valtuuttamilla henkilöillä. Ryhmien, koulutusten, vapaaehtoistoiminnan ja uutiskirjeen sähköinen henkilörekisteri sekä sähköinen jäsenrekisteri sijaitsevat valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatuilla palvelimilla (Netti-Jäseri, MailerLite) ja asiakastunnukset sähköisen taloushallinnon pilvipalvelussa (Visma Fivaldi). ELO ja rekisteripalvelujen tarjoajat huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Lisäksi ryhmien, koulutusten, vapaaehtoistoiminnan ja uutiskirjeen sähköinen henkilörekisteri sijaitsee ELOn omistamalla tietokoneella käyttäjätunnuksin suojatussa tietokannassa. ELO huolehtii henkilörekisterin tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

9. Tarkastusoikeus 

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti asianomaiselle rekisterinpitäjälle.

10. Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.